プライバシーポリシー

本ポリシーにおいて「個人情報」とは、個人情報保護法第2条に定義される個人情報をいい、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、メールアドレス、その他の記述等により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものを含みます）をいいます。

当社は、本サービスの提供にあたり、以下の個人情報を取得することがあります。

（1）アカウント・認証に関する情報

• 氏名・表示名
• メールアドレス（Google Workspace / Microsoft Entra ID のシングルサインオンに紐づくものを含みます）
• 会社名・部署名・役職・役割（ロール）・雇用区分
• シングルサインオンに伴い認証基盤から連携される識別子・プロフィール情報

（2）本サービスの利用に伴って取得する情報

• 利用者が入力した問い合わせ・質問の内容、チャット履歴
• エスカレーションの内容および対応履歴
• お問い合わせフォーム・資料請求等で入力された情報
• 利用ログ（操作履歴、検索クエリ、アクセス日時等）

（3）自動的に取得する情報

• IPアドレス、ブラウザの種類・バージョン、OS、リファラURL
• Cookieおよびこれに類する技術により取得される情報、デバイス情報

※ お客様（契約企業）が本サービスに取り込む社内ドキュメントには、第三者の個人情報が含まれる場合があります。これらの取扱いについては第3条および第13条をご参照ください。

当社は、取得した個人情報を以下の目的で利用いたします。

1. 本サービスの提供、運営、保守および改善
2. 利用者の認証、本人確認およびアクセス権限（scope・機密階層・役割・雇用区分）に基づく表示範囲の制御
3. 問い合わせ・質問への一次対応、回答生成、エスカレーションおよびカスタマーサポートの提供
4. 取り込まれたドキュメント・問い合わせ内容の検索インデックス（embedding/ベクトル）の生成および類似検索（RAG）への利用
5. FAQ草案の生成・改善等、本サービス内のナレッジ品質向上
6. 利用状況の分析、統計データの作成およびサービス品質の向上
7. 不正アクセス・不正利用の検知および防止、セキュリティの確保
8. 本サービスに関するご案内、重要なお知らせの通知
9. 法令に基づく対応および当社の権利・財産の保護
10. 上記各号に付随する業務

※ 当社は、お客様が本サービスに取り込んだ社内ドキュメントおよび問い合わせ内容を、当社の基盤となる生成AIモデルの学習（再学習）には利用しません。これらは当該お客様（テナント）への本サービス提供の目的に限って取り扱います。

当社は、以下のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはありません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
4. 国の機関等が法令の定める事務を遂行することに協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
5. 合併その他の事由による事業の承継に伴い個人情報が提供される場合

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部または一部を外部の事業者（以下「サブプロセッサ」といいます）に委託することがあります。この場合、当社はサブプロセッサとの間で個人情報の取扱いに関する契約を締結し、適切な管理を監督いたします。本サービスで利用している主なサブプロセッサは以下のとおりです。

※ サブプロセッサの構成は、サービスの改善・変更に伴い見直すことがあります。重要な変更がある場合は本ページの改定によりお知らせします。

前条のサブプロセッサには、日本国外（米国等）に所在し、または日本国外で個人情報を取り扱う事業者が含まれます。当社は、外国にある第三者へ個人情報を提供するにあたり、個人情報保護法の定めに従い、必要な情報の提供等の措置を講じます。

• 移転先の国：主に米国（サブプロセッサの所在・データ処理地に応じて変動することがあります）
• 当該国の個人情報保護制度および移転先が講ずる個人情報保護のための措置については、個人情報保護委員会の公表資料および各サブプロセッサの公表情報をご参照いただけます。詳細は第14条の窓口までお問い合わせください。

当社は、本サービスの利便性向上、アクセス状況の把握等の目的でCookieおよびこれに類する技術を使用することがあります。お客様はブラウザの設定によりCookieの受け入れを拒否できますが、その場合、本サービスの一部機能が正常に動作しないことがあります。

当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のために、以下の措置を講じています。

（1）組織的・人的安全管理措置

• 個人情報の取扱いに関する責任者の設置および社内規程の整備・運用
• 従業員に対する教育の実施および秘密保持義務の徹底

（2）技術的安全管理措置

• 通信の暗号化（SSL/TLS）および保管データの暗号化
• テナント（契約企業）単位でのデータ分離
• scope（区分）× 機密階層 × 役割・雇用区分に基づくアクセス制御（deny-by-default：権限が確認できない場合は拒否側に倒す設計）
• 不正アクセス防止のためのセキュリティ対策およびアクセスログの記録

お客様は、個人情報保護法の定めに基づき、当社に対して保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止を請求することができます。請求は第14条の窓口までご連絡ください。ご本人確認の上、合理的な期間内に対応いたします。

※ 本サービスを契約企業の従業員等としてご利用の場合、取り込まれた社内ドキュメントや問い合わせ内容に含まれる個人情報については、当該契約企業が個人情報取扱事業者として一次的な対応窓口となることがあります（第13条）。

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報を保存します。利用目的が達成された場合または契約が終了した場合、法令に基づく保存義務がある場合を除き、合理的な期間内に個人情報を削除または匿名化します。お客様（契約企業）が取り込んだドキュメントおよび関連する検索インデックスは、契約終了後、当社所定の手続および期間に従って削除します。

本サービスは、主に法人のお客様を対象としています。16歳未満の方が個人情報を提供される場合は、保護者の同意を得た上でご利用ください。

当社は、法令の改正、事業内容の変更その他の事由により、本ポリシーを変更することがあります。変更後の本ポリシーは、本ページに掲載した時点から効力を生じます。重要な変更がある場合は、本サービス上での通知その他適切な方法によりお知らせします。

本サービスを契約企業（お客様）の従業員・関係者としてご利用の場合、当該契約企業が取り込むドキュメントおよび利用者の問い合わせ内容について、契約企業が個人情報取扱事業者としての立場を有し、当社はその委託先（または処理者）として個人情報を取り扱います。当該データに関する開示・訂正・削除等のご請求は、まずご所属の契約企業の窓口へお申し出ください。

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求その他のお申出は、下記の窓口までお願いいたします。